Privacyverklaring

Wij respecteren de privacy van alle mensen die in contact komen met Immens. Daarom zorgen we er voor dat de persoonlijke informatie die je met ons deelt, vertrouwelijk wordt behandeld en verwerkt (verwerken is elke handeling m.b.t. een persoonsgegeven van moment van verzamelen tot en met vernietigen: raadplegen, opslaan, delen met derden, verwijderen, etc.). Wij handelen hierin in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Al onze verwerkingsactiviteiten hebben als doel: bemiddelen van (interim) professionals naar een nieuwe opdracht/functie. Zonder je gegevens kunnen wij deze dienstverlening niet uitvoeren.

Rechten

Voordat we verder ingaan op de gegevensverwerking, willen wij je eerst wijzen op je rechten:

Het recht op vergetelheid. Dit wil zeggen dat je het recht hebt om ‘vergeten’ te worden. Je mag je toestemming intrekken en je kan een verzoek indienen (via info@immens.nu) om je gegevens te laten verwijderen uit onze systemen.
Recht op inzage. Je hebt het recht om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken in te zien.
Recht op rectificatie en aanvulling. Je hebt het recht om de persoonsgegevens te wijzigen of aan te vullen.
Het recht op beperking van de verwerking. Dit wil zeggen dat je kan aangeven om minder gegevens te laten verwerken.
Het recht op dataportabiliteit. Je hebt het recht om persoonsgegevens over te laten dragen.
Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering. Oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten.
Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking en een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Inschrijving

Welke gegevens verwerken wij en waarom?
Als je je bij Immens wilt inschrijven hebben wij een aantal gegevens van je nodig om je aanmelding te kunnen beoordelen en contact met je op te nemen. Hiervoor ontvangen we graag de volgende gegevens:

Aanhef
Naam
E-mailadres
Telefoonnummer
Geboortedatum (niet verplicht)
Postcode en huisnummer
Cv met informatie over arbeidsverleden en opleidingen
Beschikbaarheidsdatum (niet verplicht)
Of je op zoek bent naar een interim opdracht, vaste functie of beide (niet verplicht)

Hoelang bewaren wij je gegevens?
Wij bewaren jouw gegevens 2 jaar, zodat we je kunnen benaderen bij opdrachten of vacatures. Na deze periode vragen wij je opnieuw om toestemming om je gegevens langer te bewaren of anonimiseren wij je gegevens.
Als je via ons ergens bent geplaatst, zullen wij je gegevens 7 jaar bewaren. Lees hierover meer bij Plaatsing.

Met wie delen wij je gegevens?
Bij je inschrijving delen wij je gegevens niet. Bij een sollicitatie gaan wij bepaalde gegevens delen met de potentiële opdrachtgever. Dit wordt niet gedaan zonder dat we jou hiervan vooraf op de hoogte brengen. Lees hierover meer bij Sollicitatie.

Overig
Als je bij je inschrijving meer gegevens verstrekt dan waar wij om vragen, worden deze ook zorgvuldig opgeslagen. Wij gaan er dan vanuit dat je deze gegevens vrijwillig met ons deelt en er geen bezwaar tegen hebt dat wij dit verwerken.

Ongeveer 4 keer per jaar brengen wij een nieuwsbrief uit voor ons bestand van professionals en opdrachtgevers. Onderaan elke nieuwsbrief heb je de mogelijkheid om je uit te schrijven.

Bij het inschrijven via onze website geef je toestemming voor het verwerken van je gegevens. De verwerkingsgrondslag is Toestemming.

Sollicitatie

Welke gegevens verwerken wij en waarom?
Als je solliciteert op een vacature hebben wij een aantal gegevens van je nodig om je sollicitatie te kunnen beoordelen en contact met je op te nemen. Hiervoor ontvangen we graag de volgende gegevens:

Aanhef
Naam
E-mailadres
Telefoonnummer
Postcode en huisnummer (deze gebruiken wij zodat ons systeem jou herkent als je misschien al bij ons ingeschreven staat)
Cv met informatie over arbeidsverleden en opleidingen
Motivatie

Hoelang bewaren wij je gegevens?
Gegevens die wij ontvangen naar aanleiding van een sollicitatie bewaren wij 2 jaar. Hierna vragen we je opnieuw om toestemming of worden je gegevens geanonimiseerd.

Mocht het voor deze sollicitatie niet lukken, maar zien we wel potentie in jouw profiel, dan zullen we je om toestemming vragen om je te mogen benaderen bij andere vacatures. Ook in dit geval zullen we je gegevens 2 jaar bewaren en daarna je opnieuw om toestemming vragen of anonimiseren.

Als je via ons een interim opdracht gaat uitvoeren, bewaren wij je gegevens 7 jaar. Zie voor meer informatie Plaatsing.

Met wie delen wij je gegevens?
Als we jou gaan voorstellen bij een potentiële opdrachtgever delen wij je naam, woonplaats, cv en motivatie. We stellen jou niet voor zonder dat we jou hiervan op de hoogte brengen.

Bij sommige opdrachten werken wij via een Intern inhuurbureau, Managed Service Provider of broker. In deze gevallen zullen wij enkele gegevens aan hun doorgeven. Ook dit wordt niet gedaan zonder dat we jou hiervan op de hoogte brengen.

Bij sommige vacatures maakt een persoonlijkheidstest onderdeel uit van de procedure. In dit geval delen wij je naam en mailadres met Eelloo, de organisatie die deze online testen voor ons uitvoert. Zij verwerken jouw antwoorden en maken het rapport op. Ook hierover word je van te voren geïnformeerd.

Overig
Als je bij je sollicitatie meer gegevens verstrekt dan waar wij om vragen, worden deze ook zorgvuldig opgeslagen. Wij gaan er dan vanuit dat je deze gegevens vrijwillig met ons deelt en er geen bezwaar tegen hebt dat wij dit verwerken.

Ongeveer 4 keer per jaar brengen wij een nieuwsbrief uit voor ons bestand van professionals en opdrachtgevers. Onderaan elke nieuwsbrief heb je de mogelijkheid om je uit te schrijven.

Bij het solliciteren via onze website geef je toestemming voor het verwerken van je gegevens. De verwerkingsgrondslag is Toestemming.

Plaatsing

Welke gegevens verwerken wij en waarom?
Als je via ons een interim opdracht gaat vervullen, dan houden wij een actueel dossier bij. Dit doen wij in verband met onze NEN 4400-1 certificering en omdat de Belastingdienst dit vraagt. Naast de gegevens die wij al verwerkt hebben bij je sollicitatie/inschrijving kunnen de volgende (persoons)gegevens en/of documenten worden verwerkt, afhankelijk van het screeningsbeleid van de cliënt en de daaruit volgende samenstelling van de screening:

ZZP / inhuur

Recent uittreksel KvK
BTW nummer
Ingevulde check zelfstandigheid
Verklaring Omtrent het Gedrag
Formulier vaststelling identiteit
Kopie diploma hoogst genoten opleiding, indien van toepassing een bewijs van inschrijving in beroeps-/vakregister(s) en eventueel andere voor de opdracht relevante diploma’s en certificaten

Uitzenden:

Kopie identiteitsbewijs
Loonheffingsverklaring
Verklaring Omtrent het Gedrag
Formulier vaststelling identiteit
Kopie diploma hoogst genoten opleiding, indien van toepassing een bewijs van inschrijving in beroeps-/vakregister(s) en eventueel andere voor de opdracht relevante diploma’s en certificaten

De persoonsgegevens die nodig zijn voor de verloning, komen in ons dossier en worden alleen gedeeld met de partij aan wie wij de salarisadministratie hebben uitbesteed.

Hoelang bewaren wij je gegevens?
Als je via ons geplaatst bent of bij ons in dienst bent (geweest), dan moeten wij van de Belastingdienst je gegevens 7 jaar bewaren. Deze 7 jaar gaat in op de datum dat de opdracht is afgerond en/of de arbeidsovereenkomst is afgelopen.

Met wie delen wij je gegevens?
In principe zijn deze aanvullende gegevens alleen voor ons eigen dossier. In verband met onze certificeringen worden wij (half)jaarlijks geaudit door VRO. Het doel van het SNA Keurmerk is het voorkomen van fraude en uitbuiting van arbeidskrachten. Het kan dus voorkomen dat een auditor van VRO jouw dossier inziet.

Overig
Als je ons meer gegevens verstrekt dan waar wij om vragen, worden deze ook zorgvuldig opgeslagen. Wij gaan er dan vanuit dat je deze gegevens vrijwillig met ons deelt en er geen bezwaar tegen hebt dat wij dit verwerken.

Ongeveer 4 keer per jaar brengen wij een nieuwsbrief uit voor ons bestand van professionals en opdrachtgevers. Onderaan elke nieuwsbrief heb je de mogelijkheid om je uit te schrijven.

De verwerkingsgrondslag tijdens de plaatsing is ‘Uitvoering overeenkomst’ en ‘Wettelijk verplicht’. Als de plaatsing is afgelopen hebben wij 7 jaar de verwerkingsgrondslag Wettelijke (bewaar)plicht ingaande op de einddatum van de plaatsing of het contract.

Opdrachtgevers

Welke gegevens verwerken wij en waarom?
Om contact op te kunnen nemen met de contactperso(o)n(en) bij een opdrachtgever en voor de digitale ondertekening van contractstukken verwerken wij de volgende gegevens:

Aanhef
Naam
E-mailadres
Telefoonnummer
Functie

Met wie delen wij je gegevens?
Deze gegevens gebruiken we alleen zelf en worden dan ook niet met derden gedeeld.

Ontvangen van persoonsgegevens
Als je als opdrachtgever een vacature bij ons uitzet, kan je via ons cv’s toegestuurd krijgen. Het doel hiervan is om te bemiddelen in de vervulling van een vacature/opdracht en dient uitsluitend voor dit doel te worden gebruikt. Als ontvanger van deze persoonsgegevens zijn de AVG richtlijnen op de ontvangen persoonsgegevens van toepassing. Dit betekent onder andere dat:

De persoonsgegevens niet gedeeld mogen worden buiten de organisatie en/of met derden die niet bij de sollicitatieprocedure zijn betrokken;
De ontvangen persoonsgegevens uiterlijk vier weken na afronding van de sollicitatieprocedure vernietigd dienen te worden;
De opdrachtgever te allen tijde gehoor zal geven aan een verzoek van betrokkene om zijn of haar rechten binnen de AVG uit te oefenen. Immens zal de opdrachtgever hier tijdig van op de hoogte brengen.

Overig
Ongeveer 4 keer per jaar brengen wij een nieuwsbrief uit voor ons bestand van professionals en opdrachtgevers. Onderaan elke nieuwsbrief heb je de mogelijkheid om je uit te schrijven.

Naast gegevens van opdrachtgevers verwerken wij ook persoonlijke gegevens van zogenaamde leads, prospects, leveranciers, relaties en uiteraard onze eigen medewerkers. In het algemeen geldt dat de bepalingen die in deze Privacy Verklaring staan ook van toepassing zijn op de persoonlijke gegevens die wij verwerken voor deze personen.

Google Analytics

Via Google Analytics worden op onze website geanonimiseerd gegevens over het surfgedrag van onze bezoekers verzameld. Zo kunnen wij zien hoe bezoekers zoals jij de website gebruiken. Wij gebruiken deze informatie om gefundeerde beslissingen te nemen over de inrichting van onze website. Tevens optimaliseren wij hiermee de werking van de website. Om jouw privacy te waarborgen, hebben we de volgende maatregelen getroffen:

We hebben een verwerkersovereenkomst met Google gesloten;
We hebben het laatste octet van het IP-adres gemaskeerd;
We hebben alle mogelijkheden die Google aanbiedt om ‘gegevens met Google te delen’ uitgezet;
We maken geen gebruik van andere Google-diensten in combinatie met de Google Analytics-cookies.

Overig

Met alle partijen die in opdracht van ons gegevens verwerken, hebben wij een verwerkersovereenkomst afgesloten. Dat wil zeggen dat wij duidelijke afspraken hebben gemaakt over welke gegevens zij op welke manier voor ons verwerken en hoe dit beveiligd wordt. Hierdoor is jouw privacy nog beter gewaarborgd. Mocht je hier meer informatie over willen, dan kan je hiervoor contact met ons opnemen via info@immens.nu.

Immens heeft het recht om deze privacyverklaring te wijzigen. We adviseren je daarom om deze verklaring regelmatig op wijzigingen na te gaan.

Immens
1 mei 2018
Update: 1 september 2022