Veel organisaties hebben voor nieuwe vaste medewerkers een introductie- of onboarding programma. Maar voor interim professionals die tijdelijk een project bij de organisatie gaan doen, is dat vaak niet het geval.
In deze blog ga ik in op het nut van een introductie- of onboardingproces voor interim professionals en welke zaken je daarin geregeld zou moeten hebben.

Met de Engelse term ‘Onboarding’ wordt een HR instrument aangeduid, dat bedoeld is om nieuwe medewerkers snel en effectief hun plek te laten vinden binnen de organisatie. Hiermee zorg je dat nieuwe medewerkers de middelen en contacten hebben om snel hun weg te vinden in de organisatie en productief te kunnen zijn.

Wanneer je hebt besloten om een interim professional in te huren, wil je dat hij of zij zo snel mogelijk op ‘werksnelheid’ is. Want je huurt een dergelijke professional juist in om een specifiek project of probleem zo goed en snel mogelijk op te pakken. En omdat je een interim professional meestal per uur betaalt, wil je zo min mogelijk (onnodige) kosten hebben in de introductie- en inwerkfase van de opdracht.

Het belangrijkste voordeel van een goed onboarding programma voor interim professionals is dat de interimmer gelijk een goed gevoel heeft bij de start van de opdracht. Je weet dat je welkom bent, er is op je gerekend en dat de praktische zaken zijn geregeld, zodat je snel de focus op de opdracht kunt leggen.

Als opdrachtgever laat je hierdoor ook goed opdrachtgeverschap zien. Je doet er alles aan om de randvoorwaarden in te vullen om er een succesvol project van te maken. Je zorgt dat de interim professional zich meteen thuis voelt en zich samen met de organisatie kan richten op de resultaten van de interim opdracht.

Eigenlijk niet eens zo heel veel andere zaken dan wanneer je een nieuwe medewerker in vaste dienst neemt. Je zult een aantal praktische, facilitaire zaken moeten regelen zoals:

• Toegang(spasje) regelen voor de gebouwen waar de interim professional mag werken;
• Laptop of pc klaarzetten, wanneer het vanwege beveiligingsrichtlijnen niet gewenst is dat er met een eigen laptop op het bedrijfsnetwerk wordt gewerkt;
• Inlogcodes voor systemen regelen, e-mailadres aanmaken;
• Eventuele pre-employment screening (VOG);
• Voor de opdracht relevante documentatie klaarzetten;
• Het delen van specifieke en belangrijke bedrijfsregels en procedures, waaronder natuurlijk die zijn gericht op veiligheidsaspecten

Los van deze praktische en soms voor de hand liggende zaken, is het belangrijk dat je binnen de organisatie communiceert dat er een interim professional komt en waarmee deze zich binnen de organisatie tijdelijk gaat bezighouden. Informeer daarom de collega’s/stakeholders/medewerkers die ‘geraakt’ worden door de interim opdracht en zorg voor een persoonlijke introductie bij de meest belangrijke personen voor het slagen van de interim opdracht.

Maak duidelijk waarom de interim professional tijdelijk is aangetrokken, waar de interim opdracht zich op richt (scope) en wat er van de interim professional verwacht mag worden (resultaatgebieden).

Voor de onboarding van nieuwe, vaste medewerkers speelt HR een belangrijke rol in nauwe samenwerking met de manager van de betreffende afdeling.

De introductie van een interim professional valt bij de grotere organisaties meestal onder een specifieke inhuurdesk (al dan niet uitbesteed). Bij de kleinere organisaties valt de introductie van interim professionals nog vaak tussen ‘wal en schip’.

Ook voor de onboarding van deze groep zou HR prima de regie kunnen voeren in nauwe samenwerking met de ‘hiring manager’. Immers, voor HR is het belangrijk om te weten welke flex krachten binnen de organisatie actief zijn, onder welke contractvorm en of dossiermatig daarbij de zaken juist zijn geregeld.

Omdat een interim opdracht een kortere doorlooptijd heeft, is het ook belangrijk om meteen na te denken over het offboarding proces. Een goede afsluiting van de opdracht onderstreept nogmaals je professionaliteit als opdrachtgever en zorgt er ook voor dat toegang tot locaties, systemen en documentatie na de opdracht niet meer beschikbaar zijn.

Heb je nog vragen over het onboarding proces, of over onze dienstverlening, neem dan contact op. Wij helpen je graag!