Je nieuwe interim opdracht op afstand starten door Corona; ervaring en tips van interim professional Gert van Zanten

Het zijn voor iedereen bijzondere en spannende tijden. Zaken die in ons privéleven of in het werk voorheen heel normaal leken, zijn door de maatregelen om het Corona virus te bestrijden opeens heel anders en onzeker.

Gelukkig hebben we in Nederland ook veel flexibele en ‘stoere’ ondernemingen, die ondanks alles de blik naar voren hebben gericht. De meeste opdrachtgevers van Immens interim | finance | recruitment vallen gelukkig in die groep. En dat betekent dat wij nu nog steeds (interim) professionals op nieuwe opdrachten of een nieuwe vaste baan kunnen laten starten. En zelfs zodanig, dat voorbereiding, kennismaking tot het daadwerkelijk starten volledig ‘online’ is en wordt gedaan.

Dit is onder andere het geval bij Gert van Zanten, interim professional, die wij in april op een mooie opdracht bij een productieorganisatie in de voedingsmiddelensector hebben kunnen plaatsen. Gert en Richard vertellen hoe dit is verlopen en waar je precies tegenaan loopt als interim professional.

Voorbereiding

Gert: ik heb de voorbereiding gedaan aan de hand van de informatie die ik van Richard heb gekregen. Daarna ben ik op zoek gegaan op internet naar algemene informatie over de opdrachtgever (website, de branche waarin ze opereren, nieuwsartikelen waarin ze genoemd werden, LinkedIn) om zo een beeld te vormen van de kenmerken. Ook heb ik in de supermarkt gekeken naar hun producten!

Richard: Ik had het geluk dat ik voor de Corona maatregelen al bij de opdrachtgever op bezoek ben geweest. Hierdoor kon ik Gert goed informeren over de organisatie en de doelstellingen van de opdracht. En richting de opdrachtgever heb ik uiteraard online de match met Gert toegelicht voor deze interim rol.

Kennismaking

Gert: de kennismaking met de opdrachtgever hebben we gedaan via een Skype call. Het grote verschil met een kennismakingsbezoek is dat je het kantoor en de fabriek van de opdrachtgever niet ziet en hiervan dus ook geen indruk krijgt. Je weet dus niet of je in een oude loods komt te werken of in een hypermodern gebouw. Verder is de interactie met je gesprekspartners aan de andere kant natuurlijk anders en mis je het echte persoonlijke contact.

Richard: onze rol was in deze zorgen dat de afspraak werd gepland en vooral zorgen dat iedereen wist dat het gesprek via Skype zou plaatsvinden. En ik heb met Gert nog de laatste voorbereidingen gedaan via Skype en daarmee gelijk nog even zijn verbinding getest.

Start opdracht

Gert: Ik zag het als een teken van groot vertrouwen, dat de opdrachtgever besloot om de interim opdracht met mij te starten. Zonder mij ooit ‘in persoon’ te hebben ontmoet!
De start ‘van afstand’ maakte het wel wat lastiger om snel zaken af te stemmen. Je kunt niet even bij iemand naar binnen lopen om een vraag te stellen. Je moet alles via e-mail, telefoon of Skype doen. Ik liep er wel tegenaan dat Skype meetings soms wat opstartproblemen kenden. Dit kwam onder andere omdat voor dit project ook met externen moet worden afgestemd en mensen verschillende software of hardware versies hadden. En doordat je niet fysiek bij elkaar zit, loop je een grotere kans dat vragen verkeerd worden geïnterpreteerd en dat je niet direct de antwoorden krijgt die je zoekt. Wat goed ging was dat, ondanks er geen echte introductie op locatie kon worden gedaan, de mensen door het Management wel over mijn project waren geïnformeerd en zich beschikbaar maakten om vragen te beantwoorden. In het algemeen ging het online samenwerken, ondanks dat ik geen hard- en software van de opdrachtgever kon gebruiken, toch goed via e-mail en Skype/Teams.

Richard: Ik vond het vooral heel stoer van onze opdrachtgever dat ze echt over de Corona beperkingen heen keken en datgene deden wat ze nodig achten voor hun project. Namelijk het inzetten van een interim professional. Het vertrouwen en de medewerking die Gert daarvoor kreeg, maakte dat de start van de opdracht redelijk soepel ging. Voor ons leek het bijna wel de start van een opdracht zoals anders. Het enige dat we in overleg met de opdrachtgever en interim professional hebben gedaan, is met wat extra aandacht kijken naar de aspecten van geheimhouding en toegang tot data en applicaties van de opdrachtgever. We hebben daarvoor de bepalingen in het betreffende artikel van de overeenkomst met beide iets aangepast en waar nodig aangescherpt.

Tips

Gert: Tips van mijn kant voor het succesvol starten of uitvoeren van een online interim opdracht zijn bijvoorbeeld:

  • Zorg ervoor dat je opdrachtgever jou introduceert bij de stakeholders in hun organisatie;
  • Gebruik Teams in plaats van Skype;
  • Plan in het begin dagelijks een half uurtje om af te stemmen met je opdrachtgever;
  • Vraag brede beschikbare informatie op om jezelf te oriënteren op je opdracht. Ga daarna gericht additionele informatie opvragen;
  • Verifieer altijd na een online meeting of je zaken goed begrepen hebt door te documenteren en feedback te vragen.

En voor collega’s en opdrachtgevers die wel opdrachten/projecten hebben, maar nu twijfelen of ze wel kunnen starten in deze periode wil ik zeggen: vooral doen!

Richard: de tips van Gert zijn waardevol denk ik. Eigenlijk zie je dat zaken die eigenlijk altijd relevant zouden moeten zijn voor de start of uitvoering van een interim opdracht nu explicieter naar voren komen. Vooral de rol van de opdrachtgever in de communicatie over het doel van de interim opdracht en de introductie van de interim professional komt daarin sterk naar voren. Stakeholders en medewerkers in de organisatie weten dan meteen wie je bent en waarvoor je komt! Zelfs als dat online is. Wat Gert en ik ook hebben afgesproken is om eerst een helder Plan van Aanpak uit te werken. Dit hebben we in een uitgebreidere video afspraak met alle relevante stakeholders besproken. Hierdoor krijg je meteen een bevestiging of er een goede vertaling is gemaakt van de doelstellingen en of iedereen ‘aan boord is’ voor het vervolg. In een opdracht die op deze wijze is gestart, zie ik dat ook als extra noodzakelijk. Daarin zie ik ook een rol met toegevoegde waarde voor een bureau zoals Immens. Dus ja, vooral doen, blik naar voren en zorg dat je als organisatie stappen naar voren blijft zetten! Juist in de tijd waarin je concurrent dat misschien niet durft te doen.

Gepubliceerd op:

25 mei 2020

Categorie:

Mens achter het cv